Kostenvergoeding vrijwilligers 2026: bedragen, regels en verplichtingen

Bij Give a Day krijgen we geregeld dezelfde vraag: “Onze vrijwilligers maken kosten, hoe betalen we die correct terug?” Het antwoord begint bij één inzicht dat alles bepaalt: vrijwilligerswerk is volgens de letter van de wet onbezoldigd. Elke vergoeding die een vrijwilliger ontvangt, is dus een terugbetaling van kosten, nooit een beloning voor prestaties. In deze blog overlopen we de twee terugbetalingssystemen, de vervoerskosten en de administratie die erbij hoort. En hey, wist je trouwens dat de Give a Day kostennotamodule voor vrijwilligersorganisaties je volledig van A tot Z ontzorgt?😉

Wie kan een kostenvergoeding ontvangen?

Elke vrijwilliger kan een kostenvergoeding ontvangen. De vrijwilligerswet van 2005 bepaalt wie een vrijwilliger is: hij of zij die onbezoldigd zijn of haar tijd geeft, aan een organisatie zonder winstoogmerk op vrijwillige basis.

Hou er wel rekening mee dat sommige vrijwilligers met een uitkering (werkloosheid, ziekte- of invaliditeitsuitkering, leefloon) een meldingsplicht hebben (vooraf, bij respectievelijk de RVA, de adviserend arts van de mutualiteit of de dossierbeheerder van het OCMW). Vraag het dus voor de start. Inbreuk kan leiden tot schorsing.

Verder geldt: de organisatie beslist zelf óf ze kosten terugbetaalt en volgens welk systeem. Die keuze communiceer je aan je vrijwilligers vóór ze starten. Dit maakt deel uit van de wettelijke informatieplicht. Dit doe je via de informatienota of vrijwilligerscontract. Wijzig je de regeling later, dan informeer je opnieuw vóór de wijziging ingaat. Een wissel tussen het forfaitaire en het reële systeem kan voor een individuele vrijwilliger wel pas vanaf het volgende kalenderjaar.

Waarom een kostenvergoeding geen loon is (en dat ook niet mag lijken)

Omdat een kostenvergoeding geen inkomen is, betaalt de vrijwilliger er geen belastingen op en moet hij ze niet aangeven bij de fiscus zolang de drempelwaarden worden gerespecteerd. Er zijn evenmin RSZ-bijdragen verschuldigd. Maak als organisatie dan ook géén fiscale fiches op: dat is niet alleen overbodig, maar ook riskant: er zijn in het verleden precedenten geweest waarbij zo’n fiche een onderzoek naar schijnzelfstandigheid uitlokte.

Vermijd om diezelfde reden vergoedingen per uur of per stuk. Die zijn moeilijk te verantwoorden bij de fiscus en je zit al snel boven de wettelijke maxima.

Twee sporen voor de vrijwilligers: werkelijke kosten of een dagforfait

De wet kent twee manieren om kosten terug te betalen. Een vrijwilliger kiest één spoor per kalenderjaar; beide combineren kan niet, ook niet wanneer hij bij verschillende organisaties actief is. Als organisatie kan je wel verschillende vrijwilligers via verschillende systemen vergoeden. Werk dan met duidelijke categorieën, zodat je de keuze kan verantwoorden.

Spoor 1: de reële kostenvergoeding

Je betaalt de werkelijke kosten volledig terug op voorlegging van bewijsstukken: facturen, kastickets, vervoersbewijzen. Er gelden geen wettelijke plafonds, maar hou het redelijk: de kosten moeten aantoonbaar voortvloeien uit het vrijwilligerswerk. Dit spoor past het best bij vrijwilligers met hoge of sterk wisselende kosten.

Spoor 2: de forfaitaire kostenvergoeding

Je betaalt een vast bedrag zonder bewijsstukken. In ruil gelden twee geïndexeerde plafonds die je allebei moet respecteren: een maximum per dag én een maximum per kalenderjaar. Het jaarmaximum is absoluut en geldt over alle organisaties heen waar de vrijwilliger actief is. Als organisatie zie je enkel wat jíj uitbetaalt. Als je bv. overdag bij organisatie 1 een kostenvergoeding ontvangt van € 30 forfaitair en ’s avonds bij organisatie 2 nog eens € 30, dan zit je boven je dagelijks maximum en kan de belastingvrijstelling over het ganse jaar vervallen. Dus wijs je vrijwilligers op hun verantwoordelijkheid.

Het verhoogde jaarplafond. Voor een beperkt aantal categorieën ligt het jaarmaximum hoger, terwijl het dagmaximum gelijk blijft. Het gaat om vrijwilligers die bepaalde functies in de sportsector uitoefenen, vrijwilligers die nacht- en oppasdiensten bij hulpbehoevende personen verrichten, en om vrijwilligers in het niet-dringend liggend ziekenvervoer. Combineert een vrijwilliger gewone en verhoogde activiteiten (bv. bij verschillende organisaties), dan blijft het totaal van alle vergoedingen onder het verhoogde jaarplafond én het deel uit gewone vrijwilligerswerk onder het gewone jaarplafond. Specifiek voor de sportsector: wie een uitkering ontvangt, komt niet in aanmerking voor het verhoogde plafond en valt terug op de gewone forfaitaire regeling.

Vervoerskosten: de belangrijkste uitzondering

Verplaatsingen vormen voor veel vrijwilligers de grootste kostenpost, en net daar voorziet de wet één versoepeling op het combinatieverbod: bovenop een forfaitaire vergoeding mag je de werkelijke verplaatsingskosten terugbetalen, tot maximaal 2.000 kilometer per jaar per vrijwilliger. Die kilometerlimiet vervalt voor vrijwilligers die regelmatig personen vervoeren.

Kilometervergoedingen kunnen voor het eigen gemotoriseerd vervoer en voor de fiets, telkens binnen de wettelijke maximumtarieven. Van 1 juli 2026 tot 30 juni 2027 bedraagt het maximum voor de wagen € 0,4761 per kilometer; voor de fiets geldt in 2026 € 0,37 per kilometer. Deze tarieven worden geïndexeerd, dus controleer ze jaarlijks bij de officiële bronnen. Je kan ook kiezen voor de driemaandelijkse indexering van de kilometervergoeding: van 1 juli tot 30 september 2026 bedraagt het maximum dan € 0,4440 per kilometer. Voor de eenvoud hanteren en faciliteren we in Give a Day enkel de jaarlijkse indexering.

Je kan altijd een lagere vergoeding per km geven of een percentage van de vervoerskost terugbetalen. Dat bepaal je zelf als organisatie. Dit dien je wel conform de informatieplicht te communiceren vóór de start van het vrijwilligerswerk.

Tickets voor het openbaar vervoer kan je terugbetalen, een abonnement niet.

Hou van elke verplaatsing bewijsstukken bij: trajecten of vervoersbewijzen met naam, datum en handtekening van de vrijwilliger bv. via de kostennotamodule van Give a Day.

Wat als de regels niet gevolgd worden?

Wie de plafonds overschrijdt of systemen foutief combineert, ziet de kostenvergoedingen belastbaar worden: de vrijwilliger verliest de belastingvrijstelling op al zijn of haar kostenvergoedingen van dat jaar en moet ze aangeven in de personenbelasting, met alle fiscale gevolgen van dien. Voor de organisatie kan dat herkwalificatie van de vrijwilliger als werknemer of zelfstandige betekenen.

Drie combinaties verdienen daarbij extra aandacht.

• Vrijwilligerswerk en verenigingswerk binnen dezelfde organisatie doen, kan alleen als het om fundamenteel verschillende activiteiten gaat, telkens tegen een normale kostenvergoeding. Afwisselen tussen beide statuten voor dezelfde activiteit binnen hetzelfde kalenderjaar is niet toegelaten. Vrijwilligerswerk in organisatie A en verenigingswerk in organisatie B kan dan weer wel. Het verhoogde forfait kan bovendien niet gecombineerd worden met verenigingswerk binnen dezelfde organisatie of voor dezelfde activiteit.

• De amateurkunstenvergoeding (AKV, sinds 2024 de opvolger van de kleine vergoedingsregeling) is op dezelfde dag nooit combineerbaar met een vrijwilligersvergoeding. Binnen hetzelfde kalenderjaar kan de combinatie wel, op voorwaarde dat de activiteiten op verschillende dagen plaatsvinden én de opdrachtgevers verschillend zijn.

• Een flexi-job en vrijwilligerswerk zijn combineerbaar zolang het om duidelijk verschillende taken gaat: trainer van de jeugdploeg als flexi-jobber, en daarnaast vrijwilliger achter de toog.

Een extraatje geven mag: occasionele geschenken

Wil je vrijwilligers al eens verrassen, dan kan dat perfect naast de kostenvergoedingen. Geschenken tellen niet mee voor de plafonds, zolang je binnen de door de RSZ aanvaarde grenzen blijft:

• geschenken in natura, in geld of als cheque naar aanleiding van Sinterklaas, Kerstmis of Nieuwjaar: tot 40 euro per vrijwilliger per jaar, plus 40 euro per kind ten laste;

• bij een eervolle onderscheiding: tot 120 euro per vrijwilliger per jaar;

• bij een huwelijk of verklaring van wettelijke samenwoning: tot 245 euro per vrijwilliger.

De administratie: nominatieve lijst en kostennota’s

Als organisatie hou je per kalenderjaar een nominatieve lijst bij van alle uitbetaalde kostenvergoedingen: de naam van de vrijwilliger, het bedrag, het kostenvergoedingsstelsel en de datum van elke vergoeding. Die lijst is je bewijslast bij inspectie dat de dag- en jaarmaxima & het combinatieverbod gerespecteerd werden. De uitbetalingen zelf registreer je in de boekhouding als werkingskosten.

Over het rijksregisternummer bestaat vaak verwarring: het verwerken ervan is voorbehouden aan organisaties die daartoe gemachtigd zijn, zoals overheden, bv. met het oog op unieke identificatie in overheidssoftware zoals de digitale overheidsboekhouding. Ben je niet gemachtigd, neem het dan niet op en identificeer je vrijwilligers op een andere manier met minimaal de naam. Beveilig de lijst in elk geval conform de GDPR en beperk wie er toegang toe heeft.

Moet een kostennota ondertekend worden? De wetgeving laat hier ruimte voor interpretatie: er is geen duidelijke circulaire die een handtekening verplicht. Een handtekening is enkel nodig wanneer de kostennota als officieel bewijsstuk in de boekhouding dient, wanneer ze een verklaring op eer bevat of wanneer je in cash uitbetaalt en laat tekenen voor ontvangst. Ons advies: laat aftekenen als dat zonder zware administratieve last kan — dan zit je altijd goed. Bij een forfaitaire vergoeding kan de vrijwilliger op eer verklaren de maxima per dag en per jaar niet te overschrijden; bij reële kosten dat de gemaakte kosten effectief voortvloeien uit het vrijwilligerswerk. Zo’n verklaring kan je ook opnemen in de informatienota of jaarlijks apart laten ondertekenen.

Wist je dat je alle kosten via de kostennotamodule van Give a Day kan bijhouden? Je kan alle onkosten van al je vrijwilligers uit al je deelwerkingen GDPR-conform bijhouden in de Give a Day kostennotamodule. Meer nog, we controleren automatisch op de randvoorwaardes over alle engagementen van de vrijwilliger heen. Dus maxima overschrijden is verleden tijd. Met 1 druk op de knop exporteer je de nominatieve lijst voor inspectie. Daarnaast voorzien we koppelingen en/of exports op maat om zeer eenvoudig deze in je boekhoudpakket te krijgen. Voor overheden koppelen we daarvoor bv. via de Arco-koppeling of Peppol.

Conclusie

Onthoud de kern: een vergoeding dekt kosten en beloont geen prestaties, je kiest als vrijwilliger één systeem, je respecteert de plafonds en je houdt je administratie op orde. Zo vermijd je vrijwel elke valkuil. Twijfel je over een concrete situatie? Raadpleeg dan de bronnen hieronder.

Bronnen

•     Give a Day, Helpdeskdocument Vrijwilligerswerk en wet, versie 28 augustus 2026

•     Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk vzw, Kostenvergoedingen, www.vlaanderenvrijwilligt.be/wetgeving/kostenvergoedingen

•     Wet van 3 juli 2005 betreffende de rechten van vrijwilligers en het KB van 20 december 2018

•     Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) en FOD Sociale Zekerheid - jaarlijks geïndexeerde maximumbedragen

•     AKV https://www.cultuurloket.be/kennisbank/bijverdienen-wat-zijn-je-mogelijkheden/amateurkunstenvergoeding-akv

•     Flexijobs https://sportwerk.be/flexi-jobs-in-de-sport/

•     Verenigingswerk en vrijwilligerswerk https://www.korfbal.be/?oid=1126&pid=30902&aid=101318&lg=2

•     Cadeaus https://www.socialsecurity.be/employer/instructions/dmfa/nl/latest/instructions/salary/particularcases/giftcheques.html

Bedragen geldig voor 2026; de maxima worden jaarlijks geïndexeerd.

Over de auteur

Bart Wolput is oprichter van Give a Day. Hij is doctor in de burgerlijk ingenieurswetenschappen met expertise in Social Smart Cities, en doceert het postgraduaat Vrijwilligerswerk aan de AP Hogeschool. Elk jaar geeft hij vorming aan meer dan tweeduizend non-profits rond werving, waardering, digitale tools, de vrijwilligerswet en vrijwilligersbeleid. Solidariteit versterken is wat hem drijft, en dat doet hij het liefst door problemen effectief op te lossen.

Volg Bart op LinkedIn voor meer over vrijwilligerswerk en solidariteit.