Wie met vrijwilligers werkt, botst vroeg of laat op de vraag: mogen we onze vrijwilligers iets terugbetalen, en zo ja, hoeveel? Rond kostenvergoedingen bestaat opvallend veel verwarring, terwijl de Vrijwilligerswet eigenlijk een helder kader biedt. In dit artikel zetten we alles op een rij: de basisprincipes, de drie vergoedingssystemen, de actuele maximumbedragen voor 2026, de kilometervergoeding en de administratieve verplichtingen.

De bedragen voor 2026 in het kort

De maximale forfaitaire kostenvergoeding voor vrijwilligers bedraagt in 2026 € 44,02 per dag en € 1.760,83 per jaar. Voor sporttrainers, oppashulp en niet-dringend liggend ziekenvervoer geldt een verhoogd jaarplafond van € 3.233,91, met hetzelfde dagmaximum. Bij een reële kostenvergoeding op basis van bewijsstukken geldt geen maximum. Een vrijwilliger mag beide systemen niet combineren binnen hetzelfde kalenderjaar.

Deze bedragen worden jaarlijks geïndexeerd. De kilometervergoeding wijzigt per kwartaal.

Eerst en vooral: een kostenvergoeding is geen loon

Het belangrijkste misverstand uit de wereld helpen we meteen: een kostenvergoeding is geen betaling, beloning of prestatievergoeding. Vrijwilligerswerk is per definitie onbezoldigd. Wat wél kan, is dat een organisatie de kosten terugbetaalt die vrijwilligers maken in het kader van hun engagement: verplaatsingen, telefoontjes, materiaal, enzovoort.

Daaruit volgen enkele basisprincipes die elke organisatie moet respecteren:

• Een kostenvergoeding is geen recht. De organisatie beslist zelf of ze kosten vergoedt of niet. Veel verenigingen hebben daar simpelweg de middelen niet voor, en dat mag.

• Vergoed nooit per uur. Een vergoeding per gepresteerd uur lijkt verdacht veel op een loon. De fiscus kan zo’n regeling verwerpen, en bovendien overschrijd je zo al snel de wettelijke maxima.

• Geen belastingen, geen RSZ, geen fiscale fiches. Zolang de maximumbedragen gerespecteerd worden, is een kostenvergoeding geen inkomen. Er zijn dus geen belastingen of sociale bijdragen op verschuldigd, en de organisatie mag er geen fiscale fiches voor opstellen. Wie de maxima overschrijdt, verliest evenwel het statuut van vrijwilliger, met mogelijke fiscale en sociale gevolgen voor alle ontvangen vergoedingen.

• Maak vooraf duidelijke afspraken. De regeling rond kostenvergoedingen hoort thuis in de informatieplicht van de organisatie. Leg bij de start van het engagement vast welk systeem geldt en hoe er uitbetaald wordt. Die afspraken gelden minstens voor het lopende kalenderjaar; wijzigingen kunnen pas ingaan vanaf een volgend kalenderjaar en moeten aan de vrijwilligers gecommuniceerd worden.

• Zowel organisatie als vrijwilliger waken over de maxima. De jaarplafonds gelden per vrijwilliger, over alle organisaties heen waar die persoon actief is.

De drie systemen

De wetgeving voorziet drie manieren om kosten van vrijwilligers te vergoeden:

1. de forfaitaire kostenvergoeding, eventueel aangevuld met een beperkte kilometervergoeding;

2. de reële kostenvergoeding op basis van bewijsstukken;

3. de verhoogde forfaitaire kostenvergoeding voor enkele specifieke categorieën vrijwilligers.

Cruciaal om te weten: een vrijwilliger kan deze systemen niet combineren binnen hetzelfde kalenderjaar. Wie forfaitair vergoed wordt, kan daarnaast geen andere reële kosten meer terugbetaald krijgen, met één uitzondering: een beperkte kilometervergoeding bovenop het forfait is wel toegelaten (zie verder). Een organisatie mag wél verschillende systemen hanteren voor verschillende vrijwilligers, zolang dat bij aanvang duidelijk is afgesproken.

Vrijwilligt iemand bij meerdere organisaties? Ook dan blijft het verbod op combineren gelden en blijft het jaarmaximum absoluut. Als organisatie heb je daar niet altijd zicht op, dus verwittig je vrijwilligers uitdrukkelijk over deze regel.

1. De forfaitaire kostenvergoeding

Bij het forfaitaire systeem betaal je een vast bedrag zonder dat de vrijwilliger bewijsstukken moet voorleggen. Eenvoudig in gebruik, maar gebonden aan strikte, jaarlijks geïndexeerde maxima.

Voor 2026 gelden de volgende plafonds:

Beide plafonds gelden tegelijk: een vrijwilliger mag per dag nooit meer dan het dagmaximum ontvangen én mag over het hele kalenderjaar het jaarmaximum niet overschrijden, ongeacht bij hoeveel organisaties hij of zij actief is.

Ter vergelijking: in 2025 bedroegen de maxima € 42,31 per dag en € 1.692,51 per jaar, in 2024 respectievelijk € 41,48 en € 1.659,29.

2. De reële kostenvergoeding

Bij dit systeem betaal je de werkelijk gemaakte kosten terug op basis van bewijsstukken: kastickets, facturen, vervoersbewijzen, kostennota’s. Er geldt geen wettelijk maximumbedrag, maar de kosten moeten reëel, aantoonbaar en verantwoordbaar zijn. Het moet met andere woorden echt om gemaakte kosten gaan die verband houden met het vrijwilligerswerk.

Een belangrijk voordeel: binnen de reële kostenvergoeding kan je álle verplaatsingskosten vergoeden, zonder kilometerbeperking, zolang er bewijs is.

Dit systeem vraagt meer administratie, maar is de aangewezen keuze voor vrijwilligers die hoge of sterk wisselende kosten maken.

3. De verhoogde forfaitaire kostenvergoeding

Voor een beperkte groep vrijwilligers voorzag de wetgever (bij KB van 20 december 2018, van kracht sinds 1 januari 2019) een hoger jaarplafond. Het gaat om drie categorieën:

• de sportsector: sporttrainers, sportlesgevers, sportcoaches, jeugdsportcoördinatoren, scheidsrechters, juryleden, stewards, terreinverzorgers-materiaalmeesters en seingevers bij sportwedstrijden;

• oppashulp bij hulpbehoevende personen: zowel de dagoppas als de nachtoppas (het inslapen);

• het niet-dringend liggend ziekenvervoer.

Voor 2026 gelden de volgende plafonds:

Het dagmaximum blijft dus identiek aan dat van de gewone forfaitaire vergoeding; enkel het jaarplafond ligt hoger.

Let op de extra voorwaarden:

• De verhoogde vergoeding is niet combineerbaar met artikel 17 (het verenigingswerk) binnen dezelfde organisatie of voor dezelfde activiteit.

• Specifiek voor de sportsector: wie een uitkering of vervangingsinkomen ontvangt (via RVA, OCMW, pensioen …), komt niet in aanmerking voor het verhoogde plafond en valt terug op de gewone forfaitaire regeling. Voor de oppashulp en het niet-dringend ziekenvervoer geldt deze uitsluiting niet: daar mogen uitkeringsgerechtigden wél de verhoogde vergoeding ontvangen.

• Vrijwilligt iemand op meerdere plekken, waarvan één met verhoogd plafond? Dan mag het totaal van alle kostenvergoedingen samen nooit boven het verhoogde jaarplafond uitkomen, én mag het deel dat níet onder de verhoogde regeling valt het gewone jaarplafond niet overschrijden. Iemand kan dus niet één keer gaan sporttrainen om vervolgens elders tot aan het verhoogde plafond vergoed te worden.

De kilometervergoeding

Verplaatsingen (met de auto, brommer, fiets of het openbaar vervoer) vormen voor veel vrijwilligers de grootste kostenpost. Het kan gaan om de rit van en naar de organisatie, maar ook om verplaatsingen tijdens de activiteit zelf: andere vrijwilligers oppikken, thuiszorg, personen vervoeren. De organisatie bepaalt zelf welke verplaatsingen ze vergoedt en tegen welk tarief, binnen de wettelijke maxima.

Er zijn drie formules:

• Formule 1: binnen de reële kostenvergoeding. Betaal je enkel bewijsbare kosten terug, dan geldt géén kilometerbeperking. Alle verplaatsingskosten kunnen vergoed worden met bewijsstukken.

• Formule 2: beperkte combinatie met het forfait. Bovenop de forfaitaire kostenvergoeding mag een beperkte kilometervergoeding uitbetaald worden. De grens ligt op 2.000 keer het maximumtarief per kilometer voor privéwagens. Dat betekent niet automatisch “maximaal 2.000 kilometer”: wie afwisselt tussen wagen, fiets en openbaar vervoer, kijkt naar het totale uitbetaalde bedrag, dat de grens van 2.000 × het autotarief niet mag overschrijden.

• Formule 3: onbeperkte combinatie met het forfait. Voor een zeer beperkte groep vrijwilligers die hoofdzakelijk instaan voor het vervoer van kwetsbare personen, geldt de kilometerbeperking niet.

De actuele maximumtarieven (situatie augustus 2026):

Sinds 1 oktober 2022 bestaan er naast het jaarbedrag (telkens geldig van 1 juli tot 30 juni van het volgende jaar) ook kwartaalbedragen. Een organisatie kiest één van beide systemen en houdt zich daar consequent aan voor de volledige periode: wisselen tussen jaar- en kwartaalbedragen kan niet, ook niet in de loop van het jaar.

Werken met het jaarbedrag is administratief eenvoudiger, maar het is geen neutrale keuze. Het jaarbedrag ligt op dit moment merkelijk hoger dan het kwartaalbedrag, en wie kiest, zit vast tot 30 juni 2027. Voor organisaties met veel rijdende vrijwilligers is dat dus vooral een budgetbeslissing.

Let op: kwartaalbedragen worden elke drie maanden aangepast, en bij sterk schommelende brandstofprijzen kan de overheid uitzonderlijk vaker ingrijpen. Voor april, mei en juni 2026 gold zo tijdelijk een maandelijkse indexering (€ 0,4571, € 0,4841 en € 0,5055 per kilometer). Check dus altijd het actuele bedrag voor je uitbetaalt.

De bedragen zijn maxima: minder geven mag altijd, meer nooit.

Enkele aandachtspunten:

• Rijdt de vrijwilliger met een bedrijfswagen of met een voertuig dat de organisatie zelf ter beschikking stelt (auto, bestelwagen, (bak)fiets)? Dan kan er geen kilometervergoeding worden uitbetaald.

• Een trein- of busabonnement terugbetalen kan niet binnen het vrijwilligerswerk; enkel effectieve verplaatsingen komen in aanmerking.

• Een kilometervergoeding op basis van deze tarieven is altijd een reële kostenvergoeding: er moet dus bewijs geleverd worden, bijvoorbeeld via een kostennota.

Hoe en wanneer betaal je uit?

Betaal de kostenvergoeding uit in het jaar waarin de kosten gemaakt zijn. Dat kan maandelijks, per kwartaal of volgens een ander vast ritme. Laat vrijwilligers in elk geval niet te lang wachten en kom gemaakte afspraken na. Wie in december vrijwilligt, ontvangt de bijhorende vergoeding dus bij voorkeur nog datzelfde jaar.

Betalen doe je bij voorkeur per overschrijving: zo heb je automatisch een bewijs. Betaal je toch cash, laat de vrijwilliger dan een betalingsbewijs ondertekenen.

Welke administratie hoort erbij?

Vooral bij forfaitaire vergoedingen (gewoon én verhoogd) is een goede registratie verplicht:

• Leg per kalenderjaar een nominatieve lijst aan met naam en adres van elke vrijwilliger die een forfaitaire vergoeding ontvangt, uitdrukkelijk zonder rijksregisternummer.

• Noteer per vrijwilliger de dag waarop een vergoeding werd toegekend en het bedrag, zodat je kan aantonen dat dag- en jaarmaximum gerespecteerd blijven.

• Registreer de uitbetaalde vergoedingen in de boekhouding of het kasboek onder de werkingskosten.

• Beveilig de nominatieve lijst conform de GDPR: niet iedereen mag er zomaar toegang toe hebben.

Bij de reële kostenvergoeding vormen de bewijsstukken en kostennota’s zelf de administratieve basis. Bewaar ze zorgvuldig.

Wie kan een kostenvergoeding ontvangen?

Iedereen die onder de Vrijwilligerswet valt, kan in principe een kostenvergoeding ontvangen. Dus ook mensen met een vervangingsinkomen, zoals werkzoekenden, mensen met een leefloon of gepensioneerden. Zorg er als organisatie wel voor dat de regels correct worden toegepast, zodat niemand negatieve gevolgen ondervindt van een foute regeling.

Twee bijzondere situaties verdienen aandacht:

• Beslag en schuldbemiddeling. Kostenvergoedingen van vrijwilligers zijn niet vatbaar voor beslag. Ook wie in collectieve schuldbemiddeling zit, moet zijn kostenvergoeding nooit afstaan aan de schuldbemiddelaar.

• Bestuursvrijwilligers. Ook bestuurders kunnen kostenvergoedingen ontvangen, op voorwaarde dat het om werkelijk gemaakte kosten gaat. Zitpenningen of presentiegelden zijn géén kostenvergoedingen: die moeten wel bij de belastingen aangegeven worden.

De meest gemaakte fouten op een rij

Tot slot een korte checklist van valkuilen die je als organisatie absoluut vermijdt:

1. Vergoeden per uur. Dat riekt naar loon en wordt fiscaal niet aanvaard.

2. Forfait en reële kosten combineren in hetzelfde kalenderjaar voor dezelfde vrijwilliger (behalve de toegelaten kilometervergoeding).

3. De maxima uit het oog verliezen, zeker bij vrijwilligers die in meerdere organisaties actief zijn.

4. Fiscale fiches opstellen voor kostenvergoedingen. Dat hoeft niet en zorgt alleen voor verwarring.

5. Het rijksregisternummer noteren op de nominatieve lijst. Verboden.

6. Afspraken wijzigen in de loop van het jaar zonder communicatie. Wijzigingen gelden pas vanaf een volgend kalenderjaar.

7. Kwartaal- en jaarbedragen van de kilometervergoeding door elkaar gebruiken, of blijven werken met een tarief van vorig kwartaal.

Conclusie

Kostenvergoedingen zijn een waardevol instrument om vrijwilligerswerk laagdrempelig te houden: niemand hoort geld te verliezen aan zijn engagement. De wetgeving is strenger dan ze soms lijkt, maar wie de basisprincipes kent (geen loon, geen combinatie van systemen, de maxima respecteren en de administratie op orde houden) komt zelden in de problemen. 

De administratie automatisch op orde

Het moeilijkste aan kostenvergoedingen is niet de regel kennen, wel ze elke keer correct toepassen. Het platform van Give a Day controleert automatisch of het dagmaximum, het jaarmaximum en het aantal kilometers gerespecteerd blijven, houdt de nominatieve lijst bij zonder rijksregisternummer, en exporteert alles klaar voor je boekhouding of een inspectie.

Bekijk hoe je kostennota's beheert met Give a Day.

Veelgestelde vragen

Is een kostenvergoeding voor vrijwilligers belastbaar?
Nee. Zolang de wettelijke maxima gerespecteerd worden, is een kostenvergoeding geen inkomen. Er zijn geen belastingen of sociale bijdragen op verschuldigd en de organisatie stelt er geen fiscale fiches voor op.

Mag je een vrijwilliger per uur betalen?
Nee. Een vergoeding per gepresteerd uur lijkt op loon en wordt fiscaal niet aanvaard. Bovendien overschrijd je zo snel de wettelijke maxima.

Moet een organisatie een kostenvergoeding geven?
Nee. Een kostenvergoeding is geen recht. Elke organisatie beslist zelf of ze kosten vergoedt, en veel verenigingen hebben daar de middelen niet voor.

Mag je forfaitaire en reële kosten combineren?
Niet voor dezelfde vrijwilliger binnen hetzelfde kalenderjaar. De enige uitzondering is een beperkte kilometervergoeding bovenop het forfait.

Wat als een vrijwilliger bij meerdere organisaties actief is?
De jaarplafonds gelden per vrijwilliger over alle organisaties heen. Als organisatie heb je daar geen zicht op, dus wijs je vrijwilligers uitdrukkelijk op deze regel.

Mag je vrijwilligerswerk doen met een uitkering en toch een vergoeding krijgen?
Ja. Ook werkzoekenden, mensen met een leefloon en gepensioneerden kunnen een kostenvergoeding ontvangen. Voor het verhoogde forfait in de sportsector geldt wel een uitsluiting.

Laatst bijgewerkt: augustus 2026. De forfaitaire bedragen worden jaarlijks in januari geïndexeerd, de kilometervergoeding wijzigt per kwartaal. Controleer altijd het actuele bedrag voor je uitbetaalt.