Vrijwilligers zorgzaam coachen en opvolgen
Leg in je vrijwilligersbeleid vast hoe je vrijwilligers opvolgt. Hou voeling met je vrijwilligersploeg doorheen de dagelijkse werking. Bouw informele feedbackmomenten in en indien je dat wenst ook een formele evaluatie.
Toon interesse en waardering
Leer de vrijwilligers beter kennen. Toon interesse in hun taken en leven.
Schep een gemoedelijke sfeer en een cultuur van positieve feedback bij de dagdagelijkse inzet.
Draag de appreciatie voor het werk van de vrijwilligersploeg uit in je organisatie. Zet hen letterlijk of figuurlijk in the picture en bij gelegenheid ook in de bloemetjes.
Geef vrijwilligers iets terug. Doe mee met de Week van de Vrijwilliger in maart en de Internationale Dag van de Vrijwilliger op 5 december.
Versterk de band tussen de vrijwilligers en je organisatie door hen te betrekken. Luister naar hun ervaringen en ideeën als er belangrijke plannen en veranderingen op til zijn.
Hou hen op de hoogte van wat er in de organisatie gebeurt, breder dan de vrijwilligerswerking. Bezorg de algemene nieuwsbrief van je organisatie.
Hou contact als ze er even niet zijn.
Loopt er iets fout, spreek de vrijwilliger daar zo kort mogelijk na de feiten over aan. Doe dat op een coachende manier. Check of de vrijwilliger begrijpt wat er anders moet.
Tools
Inspiratiegids Vrijwilligers bedanken - Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk vzw
Vrijwilligers begeleiden – Socius
Model feedback - Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk vzw
Handleiding rollen in het vrijwilligerswerk, aan de slag met talenten van je vrijwilligers - Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk vzw
Een vrijwilligerswerking is geen statisch gegeven. De bestaande vrijwilligersploeg verandert telkens er iemand nieuw komt of de groep verlaat.
Heb oog voor de talenten en groeimogelijkheden van vrijwilligers. Bied voldoende uitdagingen. Geef verantwoordelijkheid.
Bewaak tegelijk hun takenpakket en vermijd overbelasting. Splits taken op of vorm duo’s.
Verbind vrijwilligers met elkaar. Maak er een hechte community van. Dit kan laagdrempelig met een Facebook- of WhatsAppgroep. Zorg voor een goede mix van profielen.
Wees alert voor signalen als iemand overweegt om zijn engagement af te bouwen of te stoppen. Zo kan je hierop tijdig anticiperen.
Wees toegankelijk voor je vrijwilligers zodat ze bij jou terecht kunnen als dat nodig is.
Je hebt nooit alles zelf in de hand. Vrijwillig engagement hangt af van beschikbare tijd en het eigen welbevinden van de vrijwilliger. Vele externe factoren hebben daar invloed op.
Formeel evalueren
Kies je voor een formeel evaluatiemoment zorg dan voor een evenwicht tussen positieve en negatieve feedback. Doe dit in behapbare porties. Maak dingen concreet.
Pols naar de tevredenheid over de organisatie en de eigen vrijwilligerstaken.
Toets of de vrijwilliger graag meer uitdaging wenst of net niet.
Als een vrijwilliger vertrekt...
Zowel een vrijwilliger als een organisatie kan de samenwerking beëindigen.
In beide gevallen neem je waarderend afscheid.
Maak tijd voor een afscheidsmoment met de vrijwilligersploeg en/of collega’s.
Bedank de vrijwilliger voor zijn inzet op een persoonlijke manier met oog voor zijn talenten.
Geef een attentie gelinkt aan je organisatie.
Een vrijwilliger die vertrekt kan waardevolle feedback geven over hoe hij zijn vrijwilligerswerk heeft ervaren. Weerhoud tips of werkpunten voor je organisatie.
Vraag of hij op de hoogte wil blijven van jullie werking.
Indien de vrijwilliger vertrekt omwille van tijdsgebrek, pols of hij bereid is om occasioneel te helpen. Gezien hij de organisatie en taken kent, kan dit zinvol zijn.
Ook als de reden van vertrek minder positief is, is een afscheidsmoment belangrijk om samen af te ronden.
Waarderend afscheid nemen, zorgt dat vrijwillige energie bewaard blijft voor een volgende keer.