Défraiement des bénévoles 2026 : montants, règles et obligations

Chez Give a Day, on nous pose régulièrement la même question : « Nos bénévoles ont des frais, comment les rembourser correctement ? » La réponse commence par un constat qui détermine tout : selon la loi, le bénévolat n'est pas rémunéré. Tout défraiement perçu par un bénévole est donc un remboursement de frais, jamais une récompense pour des prestations. Dans cet article de blog, nous passons en revue les deux systèmes de remboursement, les frais de transport et l'administration qui va avec. Et au fait, savais-tu que le module de notes de frais de Give a Day pour les organisations de bénévoles te simplifie la vie de A à Z ?😉

Qui peut recevoir un défraiement ?

Chaque bénévole peut recevoir un défraiement. La loi de 2005 relative aux droits des volontaires définit qui est bénévole : celui ou celle qui donne son temps de manière non rémunérée, au sein d'une organisation sans but lucratif et sur une base volontaire.

Garde cependant à l'esprit que certains bénévoles bénéficiant d'une allocation (chômage, indemnités de maladie ou d'invalidité, revenu d'intégration) ont une obligation de déclaration (préalable, respectivement auprès de l'ONEM, du médecin-conseil de la mutuelle ou du gestionnaire de dossier du CPAS). Demande-le donc avant le début. Une infraction peut entraîner une suspension.

De plus : l'organisation décide elle-même si elle rembourse les frais et selon quel système. Tu communiques ce choix à tes bénévoles avant qu'ils ne commencent. Cela fait partie de l'obligation légale d'information. Tu le fais via la note d'information ou le contrat de bénévolat. Si tu modifies le règlement par la suite, tu en informes à nouveau les bénévoles avant que la modification n'entre en vigueur. Un passage du système forfaitaire au système réel (ou inversement) n'est possible pour un bénévole individuel qu'à partir de l'année civile suivante.

Pourquoi un défraiement n'est pas un salaire (et ne doit pas y ressembler)

Comme un défraiement n'est pas un revenu, le bénévole ne paie pas d'impôts dessus et ne doit pas le déclarer au fisc tant que les valeurs seuils sont respectées. Aucune cotisation ONSS n'est due non plus. En tant qu'organisation, ne crée donc pas de fiches fiscales : ce n'est pas seulement superflu, c'est aussi risqué : il y a eu des précédents dans le passé où une telle fiche a déclenché une enquête pour faux statut d'indépendant.

Pour la même raison, évite les indemnités à l'heure ou à la pièce. Elles sont difficiles à justifier auprès du fisc et tu dépasseras rapidement les maxima légaux.

Deux voies pour les bénévoles : les frais réels ou un forfait journalier

La loi prévoit deux manières de rembourser les frais. Un bénévole choisit une seule voie par année civile ; il est impossible de combiner les deux, même s'il est actif dans plusieurs organisations. En tant qu'organisation, tu peux en revanche défrayer différents bénévoles via différents systèmes. Travaille alors avec des catégories claires, afin de pouvoir justifier ce choix.

Voie 1 : le défraiement réel

Tu rembourses intégralement les frais réels sur présentation de pièces justificatives : factures, tickets de caisse, titres de transport. Aucun plafond légal ne s'applique, mais reste raisonnable : les frais doivent découler de manière démontrable de l'activité bénévole. Cette voie convient le mieux aux bénévoles ayant des frais élevés ou très variables.

Voie 2 : le défraiement forfaitaire

Tu paies un montant fixe sans justificatif. En contrepartie, deux plafonds indexés s'appliquent et tu dois les respecter tous les deux : un maximum par jour et un maximum par année civile. Le maximum annuel est absolu et s'applique à toutes les organisations au sein desquelles le bénévole est actif. En tant qu'organisation, tu ne vois que ce que toi, tu verses. Si, par exemple, tu reçois en journée un défraiement de 30 € forfaitaires de l'organisation 1, et encore 30 € le soir de l'organisation 2, tu dépasses ton maximum journalier et l'exonération fiscale pour toute l'année peut être annulée. Attire donc l'attention de tes bénévoles sur leur responsabilité.

Le plafond annuel majoré. Pour un nombre limité de catégories, le maximum annuel est plus élevé, tandis que le maximum journalier reste le même. Il s'agit des bénévoles qui exercent certaines fonctions dans le secteur sportif, des bénévoles qui effectuent des services de garde de nuit et de jour auprès de personnes dépendantes, et des bénévoles dans le transport non urgent de patients couchés. Si un bénévole combine des activités ordinaires et majorées (par exemple au sein de différentes organisations), le total de tous les défraiements doit rester sous le plafond annuel majoré, et la partie issue du bénévolat ordinaire sous le plafond annuel ordinaire. Spécifiquement pour le secteur sportif : les personnes bénéficiant d'une allocation ne sont pas éligibles au plafond majoré et retombent sur le régime forfaitaire ordinaire.

Frais de transport : la principale exception

Les déplacements constituent le poste de dépenses le plus important pour de nombreux bénévoles, et c'est précisément là que la loi prévoit un assouplissement de l'interdiction de cumul : en plus d'un défraiement forfaitaire, tu peux rembourser les frais de déplacement réels, jusqu'à un maximum de 2 000 kilomètres par an et par bénévole. Cette limite de kilomètres est supprimée pour les bénévoles qui transportent régulièrement des personnes.

Les indemnités kilométriques sont possibles pour le transport motorisé personnel et pour le vélo, à chaque fois dans la limite des tarifs maximaux légaux. Du 1er juillet 2026 au 30 juin 2027, le maximum pour la voiture est de 0,4761 € par kilomètre ; pour le vélo, il est de 0,37 € par kilomètre en 2026. Ces tarifs sont indexés, donc vérifie-les chaque année auprès des sources officielles. Tu peux également opter pour l'indexation trimestrielle de l'indemnité kilométrique : du 1er juillet au 30 septembre 2026, le maximum est alors de 0,4440 € par kilomètre. Par souci de simplicité, nous n'appliquons et ne facilitons que l'indexation annuelle dans Give a Day.

Tu peux toujours accorder une indemnité inférieure par km ou rembourser un pourcentage des frais de transport. C'est à toi d'en décider en tant qu'organisation. Tu dois toutefois communiquer cela conformément à l'obligation d'information avant le début du bénévolat.

Tu peux rembourser les tickets de transports publics, mais pas un abonnement.

Conserve des justificatifs pour chaque déplacement : trajets ou titres de transport avec le nom, la date et la signature du bénévole, par exemple via le module de notes de frais de Give a Day.

Que se passe-t-il si les règles ne sont pas respectées ?

Toute personne qui dépasse les plafonds ou combine incorrectement les systèmes verra ses défraiements devenir imposables : le bénévole perd l'exonération fiscale sur tous ses défraiements de cette année-là et doit les déclarer dans l'impôt des personnes physiques, avec toutes les conséquences fiscales que cela implique. Pour l'organisation, cela peut signifier une requalification du bénévole en tant que salarié ou travailleur indépendant.

Trois combinaisons méritent une attention particulière à cet égard.

• Faire du bénévolat et du travail associatif au sein de la même organisation n'est possible que s'il s'agit d'activités fondamentalement différentes, à chaque fois contre un défraiement normal. Alterner entre les deux statuts pour la même activité au cours d'une même année civile n'est pas autorisé. Faire du bénévolat dans l'organisation A et du travail associatif dans l'organisation B est en revanche possible. De plus, le forfait majoré ne peut pas être combiné avec du travail associatif au sein de la même organisation ou pour la même activité.

• L'indemnité des arts en amateur (IAA, qui succède depuis 2024 au régime des petites indemnités) n'est jamais cumulable le même jour avec un défraiement de bénévolat. Au cours d'une même année civile, la combinaison est possible, à condition que les activités aient lieu des jours différents et que les donneurs d'ordre soient différents.

• Un flexi-job et le bénévolat sont cumulables tant qu'il s'agit de tâches clairement différentes : entraîneur de l'équipe de jeunes en flexi-job, et à côté de cela, bénévole derrière le comptoir.

Offrir un petit plus est autorisé : les cadeaux occasionnels

Si tu veux faire une surprise à tes bénévoles de temps en temps, c'est tout à fait possible en plus des défraiements. Les cadeaux ne coûtent pas pour les plafonds, tant que tu restes dans les limites acceptées par l'ONSS :

• les cadeaux en nature, en espèces ou sous forme de chèques à l'occasion de la Saint-Nicolas, de Noël ou du Nouvel An : jusqu'à 40 euros par bénévole et par an, plus 40 euros par enfant à charge ;

• lors d'une distinction honorifique : jusqu'à 120 euros par bénévole et par an ;

• lors d'un mariage ou d'une déclaration de cohabitation légale : jusqu'à 245 euros par bénévole.

L'administration : liste nominative et notes de frais

En tant qu'organisation, tu tiens à jour, par année civile, une liste nominative de tous les défraiements versés : le nom du bénévole, le montant, le régime de défraiement et la date de chaque indemnisation. Cette liste constitue ta preuve en cas d'inspection que les maxima journaliers et annuels ainsi que l'interdiction de cumul ont été respectés. Tu enregistres les paiements eux-mêmes dans la comptabilité en tant que frais de fonctionnement.

Le numéro de registre national suscite souvent de la confusion : son traitement est réservé aux organisations qui y sont autorisées, comme les pouvoirs publics, par exemple en vue d'une identification unique dans les logiciels publics tels que la comptabilité publique numérique. Si tu n'es pas autorisé, ne le collecte pas et identifie tes bénévoles d'une autre manière, au moins avec leur nom. Sécurise dans tous les cas la liste conformément au RGPD et limite les personnes qui y ont accès.

Une note de frais doit-elle être signée ? La législation laisse ici de la place à l'interprétation : il n'existe pas de circulaire claire imposant une signature. Une signature n'est nécessaire que lorsque la note de frais sert de pièce justificative officielle en comptabilité, lorsqu'elle contient une déclaration sur l'honneur ou lorsque tu paies en espèces et fais signer pour réception. Notre conseil : fais signer si cela peut se faire sans lourde charge administrative — ainsi tu seras toujours tranquille. Dans le cas d'un défraiement forfaitaire, le bénévole peut déclarer sur l'honneur ne pas dépasser les maxima par jour et par an ; dans le cas de frais réels, que les frais engagés découlent effectivement de l'activité bénévole. Tu peux également intégrer une telle déclaration dans la note d'information ou la faire signer séparément chaque année.

Savais-tu que tu peux suivre tous les frais via le module de notes de frais de Give a Day ? Tu peux suivre tous les frais de tous tes bénévoles de toutes tes antennes de manière conforme au RGPD dans le module de notes de frais de Give a Day. De plus, nous vérifions automatiquement les conditions de base pour l'ensemble des engagements du bénévole. Le dépassement des maxima appartient donc au passé. En un seul clic, tu exportes la liste nominative pour inspection. Par ailleurs, nous proposons des intégrations et/ou des exports sur mesure pour intégrer très facilement ces données dans ton logiciel de comptabilité. Pour les administrations publiques, nous nous connectons par exemple via l'intégration Arco ou Peppol.

Conclusion

Retiens l'essentiel : un défraiement couvre des frais et ne rémunère pas des prestations, tu choisis un seul système en tant que bénévole, tu respectes les plafonds et tu tiens ton administration en ordre. Tu éviteras ainsi presque tous les pièges. Tu as un doute sur une situation concrète ? Consulte alors les sources ci-dessous.

Sources

•     Give a Day, Document d'aide Bénévolat et loi, version du 28 août 2026

•     Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk vzw, Défraiements, www.vlaanderenvrijwilligt.be/wetgeving/kostenvergoedingen

•     Loi du 3 juillet 2005 relative aux droits des volontaires et l'AR du 20 décembre 2018

•     Office national de sécurité sociale (ONSS) et SPF Sécurité sociale - montants maximaux indexés annuellement

•     IAA https://www.cultuurloket.be/kennisbank/bijverdienen-wat-zijn-je-mogelijkheden/amateurkunstenvergoeding-akv

•     Flexi-jobs https://sportwerk.be/flexi-jobs-in-de-sport/

•     Travail associatif et bénévolat https://www.korfbal.be/?oid=1126&pid=30902&aid=101318&lg=2

•     Cadeaux https://www.socialsecurity.be/employer/instructions/dmfa/nl/latest/instructions/salary/particularcases/giftcheques.html

Montants valables pour 2026 ; les maxima sont indexés annuellement.

À propos de l'auteur

Bart Wolput est le fondateur de Give a Day. Il est docteur en sciences de l'ingénieur civil, expert en Social Smart Cities, et enseigne dans le cadre du postgraduat en Bénévolat à la AP Hogeschool. Chaque année, il forme plus de deux mille organisations à but non lucratif sur le recrutement, la valorisation, les outils numériques, la loi sur le volontariat et la gestion des bénévoles. Renforcer la solidarité est son moteur, et il préfère le faire en résolvant efficacement les problèmes.

Suis Bart sur LinkedIn pour en savoir plus sur le bénévolat et la solidarité.