Quiconque travaille avec des bénévoles est tôt ou tard confronté à la question : pouvons-nous rembourser nos bénévoles et, si oui, combien ? Le défraiement suscite beaucoup de confusion, alors que la loi sur le volontariat offre en fait un cadre clair. Dans cet article, nous passons tout en revue : les principes de base, les trois systèmes de défraiement, les montants maximaux actuels pour 2026, l'indemnité kilométrique et les obligations administratives.

Les montants pour 2026 en bref

Le défraiement forfaitaire maximum pour les bénévoles s'élève en 2026 à 44,02 € par jour et 1 760,83 € par an. Pour les entraîneurs sportifs, l'aide à domicile (garde) et le transport non urgent de patients couchés, un plafond annuel majoré de 3 233,91 € s'applique, avec le même maximum journalier. Pour un défraiement réel sur la base de pièces justificatives, aucun maximum ne s'applique. Un bénévole ne peut pas combiner les deux systèmes au cours d'une même année civile.

Ces montants sont indexés annuellement. L'indemnité kilométrique change chaque trimestre.

Tout d'abord : un défraiement n'est pas un salaire

Levons d'emblée le malentendu le plus important : un défraiement n'est ni un paiement, ni une récompense, ni une indemnité de prestation. Le volontariat est par définition non rémunéré. Ce qui est possible, en revanche, c'est qu'une organisation rembourse les frais que les bénévoles engagent dans le cadre de leur engagement : déplacements, appels téléphoniques, matériel, etc.

Il en découle quelques principes de base que chaque organisation doit respecter :

• Un défraiement n'est pas un droit. L'organisation décide elle-même si elle rembourse les frais ou non. Beaucoup d'associations n'en ont tout simplement pas les moyens, et c'est tout à fait autorisé.

• Ne défraye jamais par heure. Un défraiement par heure prestée ressemble étrangement à un salaire. Le fisc peut rejeter un tel arrangement et, de plus, tu dépasseras rapidement les maximums légaux.

• Pas d'impôts, pas d'ONSS, pas de fiches fiscales. Tant que les montants maximaux sont respectés, un défraiement n'est pas un revenu. Aucun impôt ni cotisation sociale n'est donc dû, et l'organisation ne doit pas établir de fiches fiscales à cet effet. Toutefois, quiconque dépasse les maximums perd le statut de bénévole, ce qui peut avoir des conséquences fiscales et sociales sur l'ensemble des indemnités perçues.

• Prends des accords clairs à l'avance. La réglementation concernant le défraiement relève du devoir d'information de l'organisation. Dès le début de l'engagement, définis le système applicable et les modalités de paiement. Ces accords s'appliquent au moins pour l'année civile en cours ; les modifications ne peuvent entrer en vigueur qu'à partir de l'année civile suivante et doivent être communiquées aux bénévoles.

• L'organisation comme le bénévole veillent sur les maximums. Les plafonds annuels s'appliquent par bénévole, toutes organisations confondues au sein desquelles cette personne est active.

Les trois systèmes

La législation prévoit trois manières de défrayer les bénévoles :

1. le défraiement forfaitaire, éventuellement complété par une indemnité kilométrique limitée ;

2. le défraiement réel sur la base de pièces justificatives ;

3. le défraiement forfaitaire majoré pour certaines catégories spécifiques de bénévoles.

Point crucial à savoir : un bénévole ne peut pas combiner ces systèmes au cours d'une même année civile. Une personne défrayée de manière forfaitaire ne peut pas se faire rembourser d'autres frais réels, à une exception près : une indemnité kilométrique limitée en plus du forfait est autorisée (voir plus loin). Une organisation peut en revanche utiliser différents systèmes pour différents bénévoles, tant que cela est clairement convenu au départ.

Une personne fait-elle du bénévolat dans plusieurs organisations ? Même dans ce cas, l'interdiction de cumul reste d'application et le maximum annuel demeure absolu. En tant qu'organisation, tu n'as pas toujours une visibilité sur ce point, alors avertis expressément tes bénévoles de cette règle.

1. Le défraiement forfaitaire

Dans le système forfaitaire, tu paies un montant fixe sans que le bénévole n'ait à présenter de justificatifs. Simple d'utilisation, mais soumis à des maximums stricts, indexés annuellement.

Pour 2026, les plafonds suivants s'appliquent :

Les deux plafonds s'appliquent simultanément : un bénévole ne peut jamais recevoir plus que le maximum journalier par jour et ne peut pas dépasser le maximum annuel sur l'ensemble de l'année civile, quel que soit le nombre d'organisations dans lesquelles il ou elle est actif ou active.

À titre de comparaison : en 2025, les maximums s'élevaient à 42,31 € par jour et 1 692,51 € par an ; en 2024, ils étaient respectivement de 41,48 € et 1 659,29 €.

2. Le défraiement réel

Dans ce système, tu rembourses les frais réellement encourus sur la base de pièces justificatives : tickets de caisse, factures, titres de transport, notes de frais. Il n'y a pas de montant maximum légal, mais les frais doivent être réels, prouvables et justifiables. En d'autres termes, il doit s'agir de frais réellement engagés en lien avec le volontariat.

Un avantage important : dans le cadre du défraiement réel, tu peux rembourser tous les frais de déplacement, sans limite kilométrique, tant qu'il y a une preuve.

Ce système demande plus d'administration, mais c'est le choix indiqué pour les bénévoles qui ont des frais élevés ou très variables.

3. Le défraiement forfaitaire majoré

Pour un groupe limité de bénévoles, le législateur a prévu (par AR du 20 décembre 2018, en vigueur depuis le 1er janvier 2019) un plafond annuel plus élevé. Il s'agit de trois catégories :

• le secteur sportif : entraîneurs sportifs, moniteurs sportifs, coaches sportifs, coordinateurs des sports pour les jeunes, arbitres, membres du jury, stewards, responsables du terrain / matériel et signaleurs lors de compétitions sportives ;

• la garde à domicile de personnes nécessitant des soins : tant la garde de jour que la garde de nuit (présence de nuit) ;

• le transport non urgent de patients couchés.

Pour 2026, les plafonds suivants s'appliquent :

Le maximum journalier reste donc identique à celui du défraiement forfaitaire ordinaire ; seul le plafond annuel est plus élevé.

Attention aux conditions supplémentaires :

• Le défraiement majoré n'est pas cumulable avec l'article 17 (le travail associatif) au sein de la même organisation ou pour la même activité.

• Spécifiquement pour le secteur sportif : quiconque perçoit une allocation ou un revenu de remplacement (via l'ONEM, le CPAS, la pension, etc.) n'est pas éligible au plafond majoré et retombe sur le régime forfaitaire ordinaire. Pour l'aide à domicile et le transport non urgent de patients, cette exclusion ne s'applique pas : les bénéficiaires d'allocations peuvent y recevoir le défraiement majoré.

• Une personne fait-elle du bénévolat à plusieurs endroits, dont un avec un plafond majoré ? Le total de tous les défraiements cumulés ne peut alors jamais dépasser le plafond annuel majoré, et la partie qui ne relève pas du régime majoré ne peut pas dépasser le plafond annuel ordinaire. On ne peut donc pas s'entraîner une fois dans un club sportif pour ensuite être défrayé ailleurs jusqu'au plafond majoré.

L'indemnité kilométrique

Les déplacements (en voiture, cyclomoteur, vélo ou transports en commun) constituent le poste de dépenses le plus important pour de nombreux bénévoles. Il peut s'agir du trajet de et vers l'organisation, mais aussi des déplacements pendant l'activité elle-même : aller chercher d'autres bénévoles, soins à domicile, transport de personnes. L'organisation détermine elle-même quels déplacements elle rembourse et à quel tarif, dans les limites des maximums légaux.

Il existe trois formules :

• Formule 1 : dans le cadre du défraiement réel. Si tu ne rembourses que les frais prouvables, aucune limite kilométrique ne s'applique. Tous les frais de déplacement peuvent être remboursés avec des pièces justificatives.

• Formule 2 : combinaison limitée avec le forfait. En plus du défraiement forfaitaire, une indemnité kilométrique limitée peut être versée. La limite est fixée à 2 000 fois le tarif kilométrique maximal pour les voitures privées. Cela ne signifie pas automatiquement « un maximum de 2 000 kilomètres » : quiconque alterne entre la voiture, le vélo et les transports en commun doit tenir compte du montant total versé, qui ne peut dépasser la limite de 2 000 × le tarif voiture.

• Formule 3 : combinaison illimitée avec le forfait. Pour un groupe très limité de bénévoles qui assurent principalement le transport de personnes vulnérables, la limite kilométrique ne s'applique pas.

Les tarifs maximaux actuels (situation en août 2026) :

Depuis le 1er octobre 2022, outre le montant annuel (valable à chaque fois du 1er juillet au 30 juin de l'année suivante), il existe également des montants trimestriels. Une organisation choisit l'un des deux systèmes et s'y tient de manière cohérente pour toute la période : il n'est pas possible de basculer entre les montants annuels et trimestriels, même en cours d'année.

Travailler avec le montant annuel est plus simple d'un point de vue administratif, mais ce n'est pas un choix neutre. Le montant annuel est actuellement nettement plus élevé que le montant trimestriel, et quiconque choisit est lié jusqu'au 30 juin 2027. Pour les organisations comptant de nombreux bénévoles qui se déplacent, il s'agit donc principalement d'une décision budgétaire.

Attention : les montants trimestriels sont adaptés tous les trois mois et, en cas de fortes fluctuations des prix du carburant, le gouvernement peut exceptionnellement intervenir plus souvent. Pour avril, mai et juin 2026, une indexation mensuelle s'est ainsi appliquée temporairement (0,4571 €, 0,4841 € et 0,5055 € par kilomètre). Vérifie donc toujours le montant actuel avant de payer.

Les montants sont des maximums : donner moins est toujours autorisé, plus jamais.

Quelques points d'attention :

• Le bénévole se déplace-t-il avec une voiture de société ou avec un véhicule mis à disposition par l'organisation elle-même (voiture, camionnette, vélo cargo) ? Dans ce cas, aucune indemnité kilométrique ne peut être versée.

• Rembourser un abonnement de train ou de bus n'est pas possible dans le cadre du volontariat ; seuls les déplacements effectifs entrent en ligne de compte.

• Une indemnité kilométrique basée sur ces tarifs est toujours un défraiement réel : une preuve doit donc être fournie, par exemple via une note de frais.

Comment et quand payer ?

Verse le défraiement au cours de l'année où les frais ont été engagés. Cela peut se faire mensuellement, trimestriellement ou selon un autre rythme fixe. En tout cas, ne fais pas attendre les bénévoles trop longtemps et respecte les accords conclus. Une personne qui fait du bénévolat en décembre reçoit donc de préférence son indemnité au cours de cette même année.

Il est préférable d'effectuer le paiement par virement bancaire : tu disposes ainsi automatiquement d'une preuve. Si tu paies tout de même en espèces, fais signer un reçu de paiement au bénévole.

Quelle est l'administration requise ?

Un bon enregistrement est obligatoire, surtout pour les défraiements forfaitaires (ordinaires et majorés) :

• Établis par année civile une liste nominative contenant le nom et l'adresse de chaque bénévole qui reçoit un défraiement forfaitaire, expressément sans numéro de registre national.

• Note pour chaque bénévole le jour où un défraiement a été octroyé ainsi que le montant, afin de pouvoir prouver que les maximums journalier et annuel sont respectés.

• Enregistre les indemnités versées dans la comptabilité ou le livre de caisse sous les frais de fonctionnement.

• Protège la liste nominative conformément au RGPD : tout le monde ne doit pas pouvoir y accéder librement.

Dans le cadre d'un défraiement réel, les pièces justificatives et les notes de frais constituent elles-mêmes la base administrative. Conserve-les soigneusement.

Qui peut recevoir un défraiement ?

Toute personne relevant de la loi sur le volontariat peut en principe recevoir un défraiement. Cela inclut donc les personnes bénéficiant d'un revenu de remplacement, comme les demandeurs d'emploi, les personnes bénéficiant du revenu d'intégration sociale (CPAS) ou les retraités. En tant qu'organisation, veille à ce que les règles soient correctement appliquées afin que personne ne subisse de conséquences négatives d'un mauvais arrangement.

Deux situations particulières méritent attention :

• Saisie et médiation de dettes. Les défraiements des bénévoles sont insaisissables. De même, les personnes en médiation collective de dettes ne doivent jamais céder leur défraiement au médiateur de dettes.

• Bénévoles administrateurs. Les administrateurs peuvent également recevoir des défraiements, à condition qu'il s'agisse de frais réellement encourus. Les jetons de présence ne sont pas des défraiements : ils doivent quant à eux être déclarés aux impôts.

Les erreurs les plus courantes en un coup d'œil

Enfin, voici une courte liste de contrôle des pièges que tu dois absolument éviter en tant qu'organisation :

1. Défrayer à l'heure. Cela s'apparente à un salaire et n'est pas accepté sur le plan fiscal.

2. Combiner forfait et frais réels au cours de la même année civile pour le même bénévole (sauf l'indemnité kilométrique autorisée).

3. Perdre de vue les maximums, en particulier pour les bénévoles actifs dans plusieurs organisations.

4. Établir des fiches fiscales pour les défraiements. Ce n'est pas nécessaire et cela ne fait que créer de la confusion.

5. Noter le numéro de registre national sur la liste nominative. C'est interdit.

6. Modifier les accords en cours d'année sans communication. Les modifications ne s'appliquent qu'à partir de l'année civile suivante.

7. Mélanger les montants trimestriels et annuels de l'indemnité kilométrique, ou continuer à travailler avec le tarif du trimestre précédent.

Conclusion

Le défraiement est un outil précieux pour que le volontariat reste accessible : personne ne devrait perdre d'argent en raison de son engagement. La législation est plus stricte qu'elle ne le paraît parfois, mais quiconque connaît les principes de base (pas de salaire, pas de cumul de systèmes, respect des maximums et tenue de l'administration à jour) rencontre rarement des problèmes. 

L'administration en ordre automatiquement

Le plus difficile avec le défraiement n'est pas de connaître la règle, mais de l'appliquer correctement à chaque fois. La plateforme de Give a Day vérifie automatiquement si le maximum journalier, le maximum annuel et le nombre de kilomètres restent respectés, tient à jour la liste nominative sans numéro de registre national, et exporte le tout prêt pour ta comptabilité ou un contrôle.

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Foire aux questions

Le défraiement des bénévoles est-il imposable ?
Non. Tant que les maximums légaux sont respectés, un défraiement n'est pas un revenu. Aucun impôt ni cotisation sociale n'est dû, et l'organisation n'établit pas de fiches fiscales à cet effet.

Peut-on payer un bénévole à l'heure ?
Non. Un défraiement par heure prestée ressemble à un salaire et n'est pas accepté sur le plan fiscal. De plus, tu dépasseras rapidement les maximums légaux.

Une organisation doit-elle verser un défraiement ?
Non. Un défraiement n'est pas un droit. Chaque organisation décide elle-même si elle rembourse les frais, et beaucoup d'associations n'en ont pas les moyens.

Peut-on combiner frais réels et forfaitaires ?
Pas pour un même bénévole au cours d'une même année civile. La seule exception est une indemnité kilométrique limitée en plus du forfait.

Que se passe-t-il si un bénévole est actif dans plusieurs organisations ?
Les plafonds annuels s'appliquent par bénévole, toutes organisations confondues. En tant qu'organisation, tu n'as pas de visibilité à ce sujet, alors signale expressément cette règle à tes bénévoles.

Peut-on faire du volontariat avec une allocation et recevoir tout de même un défraiement ?
Oui. Les demandeurs d'emploi, les bénéficiaires du revenu d'intégration (CPAS) et les retraités peuvent également recevoir un défraiement. Une exclusion s'applique toutefois pour le forfait majoré dans le secteur sportif.

Dernière mise à jour : août 2026. Les montants forfaitaires sont indexés chaque année en janvier, l'indemnité kilométrique change chaque trimestre. Vérifie toujours le montant actuel avant de payer.