Webinar: alle stappen hoe je Give a Day werving & beheer optimaal kan gebruiken

Wat? alle stappen hoe je Give a Day werving & beheer optimaal kan gebruiken

Waarom? Give a Day is een krachtige powertool om vrijwilligers te vinden en te beheren. Maar wat zijn nu de stappen om je gecoördineerde beleid te implementeren, voor maximaal behoud van vrijwilligers en tegelijk je met alles in orde te stellen. Welke stappen moeten de coaches doen voor nieuwe vacatures of nieuwe vrijwilligers. Van werving, onthaal tot exit. We loodsen je er door en je ontvangt daarnaast nog een mooie handleiding!

Wat leer je?

Voorbereiding Give a Day centraal systeem (door centrale vrijwilligerscoördinator)

• Platform layout
• Organigram interne werkingen opbouwen
• Coherente naamgeving deelorganisaties
• Beheerders toevoegen (vrijwilligerscoach + back-up of algemeen e-mail) ->
• Sjabloon vrijwilligerscontracten klaar zetten en downloadbare PDFs
• Budgetcodes klaarzetten & keuze voor handtekenen of niet & keuze SMS of klassiek
• Installeer vacaturewidget op grondgebied/koepelorganisatie/per interne werking (belangrijk voor meer trafiek!)
• Koppelingen voor automatisering

Voorbereiding Give a Day systeem decentraal (door vrijwilligerscoaches)

• Organisatie profielen verrijken en aanvullen
• Bestaande vrijwilligers gegevens verzamelen & opladen per interne werking (+ bv. Excel)

Stappen bij nieuwe vacature

• Lijst Functies/Takenpakketjes op
• Splits of hergebruik functies op in behapbare takenpakketten, periodes, locatie
• 1 vacature per gesplitste of hergebruikte functie + gebruik de ChatGPT functie om actief te herschrijven & gebruik variatie in foto's (niet logo organisatie)
• Deel: Je netwerk activeren door vacatures in 1) nieuwsbrief 2) delen sociale media 3) afprinten en ophangen

Stappen bij nieuwe vrijwilliger (!Heel belangrijk onderdeel voor degelijk vw-beheer!)

• Via vacature: zet naar In behandeling
• Via andere weg: importeer vrijwilliger, zet in behandeling
• Tijdens kennismakingsgesprek: intake + administratie
• Verrijk match en persoonlijke informatie tabs dossier
• Zet naar Actief of niet gestart (verwijs door)
• Onthaal vrijwilliger (zet alles juist (persoonlijke info, label Attest OK, #uur/week, functie, kostensysteem, budgetcode,…) + genereer vrijwilligerscontract + voeg eventueel toe aan bestaande planning)
• Assisteer ondertekenen contract digitaal of via print

Stappen bij kostennota’s

• Check of vrijwilliger in de lijst staat
• Toevoegen kostensysteem + juiste budgetcodes
• Maak kostennota aan: verschillende stappen: toevoegen kostenregel, genereer PDF, verstuur ter handtekening, keur goed of af, zet op betaald

Stappen bij planningsmodule

• Maken planning
• Uitsturen planning
• Manueel inschrijven
• Exporteren aanwezigheidslijsten
• Genereren kostennota’s uit planning

Stappen bij communicatie

• Maken adresetiketten
• Versturen SMS
• Versturen E-mail
• Klaar zetten e-cards

Stappen periodieke check up (bv. elk kwartaal)

• Centraal: Nazicht budgetcodes (nieuwe werkingen, indexering, aanpassingen,…)
• Centraal: Nazicht organigram & (nieuwe) werkingen
• Centraal: Nazicht beheerders & toegangen
• Decentraal: Mailing vrijwilligers nazicht correctheid gegevens
• Decentraal: Nazicht status vrijwilligers en ontbrekende vrijwilligers
• Decentraal: Nazicht actieve en verlopen vacatures

Nog hulp nodig?

• Webinars
• Helpdesk (Tine(gemeentes), Liselotte (NPOs), Anaïs (NPOs),…)
• Youtube vormingen
• Specifieke trainingen ter plaatse

Hoe? We gaan aan de slag met stap voor stap hoe te werken met het platform ondersteund met de handleiding. Die kan je later nog als naslagwerk gebruiken. Het is het moment om je vragen te stellen aan de docent.

Voor wie? Voor alle vrijwilligerscoaches van verenigingen, organisaties en gemeentes die meer willen weten over slim vrijwilligers onthalen en beheren.

Wanneer? Elke eerste donderdag van de maand geven we een interessante webinar om je vrijwilligersbeleid te versterken. Kijk zeker op je dashboard bij de publieke events.